Co mówią przepisy
Od 2 sierpnia 2026 r. dzwoniący ma się dowiedzieć najpóźniej przy pierwszej interakcji, że rozmawia z systemem AI (art. 50 ust. 1 i 5 AI Act). Wyjątkiem jest sytuacja, w której jest to oczywiste; przy rozmowie telefonicznej trudno na tym polegać. Obowiązek ciąży na dostawcy, ale treść powitania ustawia firma, która wdraża agenta. Art. 13 RODO wymaga przy zbieraniu danych pełnej informacji, m.in. o administratorze, celach, podstawie, odbiorcach, okresie przechowywania i prawach osoby. Przez telefon podaje się ją zwykle warstwowo: najważniejsze w rozmowie, resztę pod wskazanym adresem, ale obie warstwy razem muszą pokryć cały art. 13. Umówienie wizyty na prośbę dzwoniącego mieści się zwykle w art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy albo jej wykonanie), a zachowanie pliku audio to osobny cel z własną podstawą.
Jak to rozwiązujemy w projekcie
- Powitanie przed pierwszym pytaniem. Agent mówi wprost, że jest automatem i że rozmowa jest nagrywana.
- Trzy okresy przechowywania. Podstawę nagrywania i okresy dla audio, transkrypcji i rekordu w CRM rozpisujemy osobno.
- Dostęp do nagrań. Spisujemy, gdzie trafiają nagrania, kto ma do nich dostęp i jak długo są przechowywane. Hosting w Polsce lub UE i role dostępu zapisujemy w umowie.
- Lista dostawców. Operator, rozpoznawanie mowy, model i synteza głosu — przy każdym ustalona rola, umowa powierzenia tam, gdzie dostawca przetwarza dane w imieniu firmy, i miejsce przetwarzania.
- Człowiek na prośbę. Gdy rozmówca prosi o pracownika, a ktoś jest pod telefonem, agent przełącza połączenie.
Szczegóły opisujemy w tekście Voicebot a RODO i AI Act — co wolno nagrywać w rozmowie telefonicznej.
Szerzej o rolach, umowach i terminach piszemy w tekście RODO i AI Act przy wdrożeniu agenta AI — co musi zrobić firma.
To nie jest porada prawna — ocenę dla konkretnego wdrożenia robi prawnik lub inspektor ochrony danych.