Wyzwanie
Ran-Sigma specjalizuje się w odbiorze i przetwarzaniu olejów przepracowanych — każdego miesiąca przez firmę przepływa kilkaset faktur kosztowych. Problem w tym, że każda z nich trafiała innym kanałem: część mailowo na wspólną skrzynkę, część przez KSeF, część jako skan ręczny. Nie było jednego miejsca, jednej kolejki ani jednego procesu.
Efekt był przewidywalny: e-faktury drukowano, żeby "wrzucić do obiegu", duplikaty trafiały do akceptacji kilkukrotnie, weryfikacja właścicielska zdarzała się po miesiącu lub wcale, a archiwum zajmowało fizyczną przestrzeń biurową. Brak kontroli dostępu oznaczał, że każdy widział wszystko — albo nikt nie wiedział kto co widzi.
8 dysfunkcji, które zlikwidował system
| Obszar | Przed (AS-IS) | Po (TO-BE) |
|---|---|---|
| Odbiór e-faktur | Drukowanie dokumentów cyfrowych | Automatyczne przechwycenie z e-maila i KSeF |
| Odrzucenie dokumentu | Brak formalnej ścieżki odrzucenia | Workflow z wymaganym komentarzem i powiadomieniem |
| Weryfikacja właścicielska | Opóźniona o tygodnie lub miesiące | W czasie rzeczywistym — notyfikacja przy wpływie |
| Kanały wpływu | 3 niezależne, niepołączone kanały | Jedna kolejka bez względu na źródło |
| Duplikaty | Brak wykrywania, faktury akceptowane wielokrotnie | Automatyczna deduplikacja przy imporcie |
| Archiwum | Segregatory, fizyczna przestrzeń biurowa | Cyfrowe archiwum z przechowywaniem 5+ lat |
| Analityka | Brak danych o czasie przetwarzania i zaległościach | Dashboard z metrykami i eksportem CSV |
| Kontrola dostępu | Brak rozróżnienia ról, każdy widzi wszystko | Supabase RLS — każda rola widzi swój zakres |
Co zbudowałem
Dedykowaną platformę EOD pod domeną EODSIGMA.PL — zbudowaną na Lovable i Supabase, wdrożoną w 10 tygodni. System obsługuje pełny cykl życia dokumentu: od wpływu przez OCR, akceptację wieloetapową, aż po cyfrowe archiwum z audit trailem każdej akcji.
Trzy kanały wpływu — jedna kolejka
Faktury trafiają automatycznie z Gmail (OAuth2, skrzynka faktury@ransigma.pl), z KSeF (Polish e-invoice API) lub ręcznego uploadu z OCR. Niezależnie od źródła — jeden dashboard, jedna kolejka do przetworzenia.
OCR i deduplikacja przy imporcie
Każdy zeskanowany lub wgrany plik przechodzi przez OCR — dane kontrahenta, numer faktury, kwota i data są wyciągane automatycznie. System blokuje duplikaty na poziomie importu, zanim trafią do kolejki.
Workflow akceptacji z dynamiczną tabelą kompetencji
Każdy dokument przechodzi przez skonfigurowany wieloetapowy workflow. Tabela kompetencji określa kto akceptuje jaki typ i wartość dokumentu. Ścieżka odrzucenia wymaga komentarza i automatycznie powiadamia nadawcę przez Resend.
Podgląd PDF i pełny audit trail
Karta dokumentu zawiera wbudowany podgląd PDF bez pobierania. Każda akcja — zmiana statusu, komentarz, odrzucenie, akceptacja — jest zapisywana z timestampem i użytkownikiem. Pełna historia zmian widoczna w jednym miejscu.
Integracja z Google Drive
Zaakceptowane dokumenty są automatycznie archiwizowane na Google Drive w zdefiniowanej strukturze folderów. Użytkownicy mogą przeglądać archiwum bezpośrednio z systemu bez przełączania kontekstu.
Autentykacja invite-only i Supabase RLS
Dostęp do systemu wyłącznie przez zaproszenie — żadnej publicznej rejestracji. Supabase Row Level Security zapewnia, że każda rola widzi dokładnie te dokumenty, do których ma uprawnienia. Pracownicy zewnętrzni nie mają wglądu w dokumenty innych działów.
Panel admina i analityka
Dashboard z metrykami przetwarzania: liczba dokumentów w kolejce, średni czas akceptacji, zaległości według użytkownika, wolumen według miesiąca. Eksport danych do CSV, wyszukiwarka kontrahentów z filtrowaniem i sortowaniem.
Powiadomienia e-mail przez Resend
Automatyczne notyfikacje na każdym etapie workflow: nowy dokument do akceptacji, odrzucenie z komentarzem, przekroczenie czasu oczekiwania, zaakceptowanie. Szablony z identyfikacją wizualną klienta.
Mierzalne efekty wdrożenia
System osiąga projektowane KPI już w pierwszych tygodniach eksploatacji. Kluczowe wskaźniki:
Korzyści niemierzalne
- Pełny audit trail — każda akcja zalogowana z użytkownikiem i timestampem, gotowość na kontrolę
- Zgodność z RODO — kontrola dostępu na poziomie wiersza, dokumenty widoczne tylko dla uprawnionych
- Skalowalność — architektura gotowa na wzrost wolumenu bez zmian w infrastrukturze
- Komfort pracy — pracownicy nie szukają dokumentów, system sam powiadamia co czeka na akcję
- Transparentność zarządu — widok zaległości i obciążeń w czasie rzeczywistym
- Pełne prawa do kodu — klient otrzymał pełne prawa majątkowe do kodu, repozytorium na własnym GitHubie
Harmonogram wdrożenia
Projekt zrealizowany w 10 tygodni — od analizy wymagań do startu produkcyjnego.
- Tyg. 1–2: Analiza procesów, mapowanie flow dokumentów, projekt architektury i bazy danych
- Tyg. 3–4: Backend Supabase, schematy tabel, RLS, autentykacja invite-only
- Tyg. 5–6: Core UI — dashboard, lista dokumentów, karta dokumentu z podglądem PDF
- Tyg. 7–8: Integracje — Gmail OAuth2, KSeF API, Google Drive, OCR
- Tyg. 9: Powiadomienia Resend, panel admina, analityka, eksport CSV
- Tyg. 10: Testy end-to-end, szkolenie użytkowników (2×2h), go-live
Masz podobne wyzwanie?
Zbuduję dla Ciebie system EOD dopasowany do procesów Twojej firmy — bez szablonów, bez kompromisów.
