Co robi baza wiedzy z AI
To asystent dla pracowników, nie dla klientów. Chatbot na stronie odpowiada klientom z cennika i FAQ — opisujemy go na stronie chatbotów AI. Tu chodzi o dokumenty wewnętrzne, które mają wersje, właścicieli i ograniczony dostęp.
Odpowiada tylko z obowiązujących wersji
Podstawą jest rejestr dokumentów: numer, tytuł, wersja, status i data. Asystent szuka tylko w dokumentach oznaczonych jako obowiązujące. Wersje wycofane zostają w archiwum, ale nie trafiają do odpowiedzi.
Podaje cytat z numerem wersji i punktem
Każda odpowiedź kończy się źródłem, np. „PR-07, wersja 5, pkt 4.3”. Pracownik może otworzyć dokument i sprawdzić zdanie u źródła. Odpowiedź bez cytatu nie wychodzi.
Mówi „nie wiem”
Jeśli w dokumentach nie ma odpowiedzi, asystent tak mówi i wskazuje, kogo zapytać. Nie uzupełnia luki ogólną wiedzą o tym, jak to się „zwykle” robi w firmach.
Filtruje uprawnienia przed wyszukiwaniem
Najpierw system sprawdza, do których dokumentów pytający ma dostęp. Dopiero potem szuka. Model nie dostaje tekstu dokumentów, których ta osoba nie może otworzyć, więc nie ma z czego ich streścić.
Zapisuje pytania i przyjmuje zgłoszenia
Każde pytanie i odpowiedź trafiają do logu razem z cytowanymi dokumentami. Przycisk „zgłoś błędną odpowiedź” wysyła sprawę do osoby odpowiedzialnej za dokumentację. Powtarzające się „nie wiem” pokazują, czego w dokumentacji brakuje. Czy log zapisuje, kto pytał, ustalamy z Wami przed startem.
Prosi o potwierdzenie zapoznania z nową wersją
Gdy wchodzi nowa wersja procedury, osoby, których dotyczy, dostają informację, co się zmieniło, i potwierdzają zapoznanie jednym kliknięciem. Osoba odpowiedzialna za dokumentację widzi, kto potwierdził. To zapis faktu, nie ocena pracownika.
Szerzej o różnicach między wyszukiwarką, czatem ogólnym i bazą wiedzy piszemy w tekście Baza wiedzy firmy z AI: jak działa i kiedy ma sens.
Przykład: dokumentacja jakości ISO 9001
Firma z certyfikatem ISO 9001 ma zwykle procedury, instrukcje stanowiskowe, formularze i zapisy. Pracownicy pytają pełnomocnika ds. jakości o te same rzeczy, a przy stanowiskach wiszą wydruki, o których nikt nie wie, czy są aktualne. Poniżej cztery pytania i odpowiedzi asystenta w takiej firmie.
Przykład na fikcyjnej firmie. Numery dokumentów, wersje i daty są zmyślone.
„Jak długo przechowujemy protokoły kontroli wejściowej?”
Odpowiedź: Trzy lata od daty dostawy, w folderze „Kontrola wejściowa” działu jakości. Źródło: PR-07 Nadzór nad zapisami, wersja 5 z 14.03.2026, pkt 4.3.
„Czy instrukcja pakowania przy stanowisku jest aktualna?”
Odpowiedź: Sprawdź numer wersji w stopce wydruku. Obowiązuje IN-05 Pakowanie wyrobów, wersja 3 z 02.09.2026. Wersja 2 jest wycofana — jeśli taka wisi przy stanowisku, zgłoś wymianę. Źródło: rejestr dokumentów, pozycja IN-05.
„Co robię, gdy dostawa nie zgadza się z zamówieniem?”
Odpowiedź: Wstrzymaj przyjęcie, oznacz towar etykietą „wstrzymane”, wpisz niezgodność do formularza F-12-02 i powiadom dział zakupów. Źródło: IN-12 Przyjęcie dostawy, wersja 2 z 10.01.2026, pkt 5.1–5.4.
„Jakie są zasady reklamacji dla klientów z Niemiec?”
Odpowiedź: Nie wiem. W dokumentach, do których masz dostęp, nie ma osobnych zasad dla klientów z Niemiec. Ogólne zasady opisuje PR-09 Reklamacje, wersja 4, pkt 2. Jeśli osobne zasady powinny istnieć, zgłoś brak pełnomocnikowi ds. jakości.
Czego nie robi
Nie ocenia ludzi
Nie mierzy, kto pyta za często, kto „nie zna procedur” ani kto pracuje gorzej. AI Act zalicza systemy AI do monitorowania i oceny pracy i zachowania pracowników do systemów wysokiego ryzyka (załącznik III pkt 4 lit. b). Takich funkcji nie budujemy.
Nie zastępuje audytora
Asystent wspiera nadzór nad dokumentacją. Czy system jakości spełnia ISO 9001, ocenia audytor. RODO i AI Act w konkretnym wdrożeniu ocenia prawnik. Nie obiecujemy zgodności z żadną z tych regulacji.
Nie przechowuje norm ISO
Do bazy trafiają Wasze dokumenty, nie tekst normy. Wytyczne ISO 9001 Auditing Practices Group z 29 maja 2026 każą audytorowi zebrać dowody, że normy ISO i inne materiały chronione prawem autorskim nie są wgrywane do systemów AI (dokument APG, PDF).
Nie jest programem QMS
Działania korygujące, harmonogram audytów i ocena dostawców zostają w Waszym programie albo arkuszu. Asystent dokłada odpowiedzi do dokumentacji, która już istnieje.
Jak zaczynamy
Zaczynamy od małego, płatnego sprawdzianu na Waszych dokumentach. O pilotażu rozmawiamy dopiero wtedy, gdy prototyp przejdzie odbiór.
| Etap | Zakres | Odbiór | Czas | Cena |
|---|---|---|---|---|
| Rozmowa | gdzie leżą dokumenty, ile ich jest, kto o co pyta | decyzja, czy analiza ma sens | 30–60 minut | bezpłatnie |
| Analiza z prototypem | jedno źródło dokumentów (Dysk Google albo SharePoint), około 50 dokumentów, 5 testerów | pytania z odpowiedziami wzorcowymi; zero błędów wersji i uprawnień | 2–3 tygodnie | płatna; wycena na piśmie przed startem |
| Pilotaż | dział firmy, kilkaset dokumentów, integracja ze źródłem | te same miary na większym zbiorze | ustalany po analizie | wycena po analizie |
Odbiór mierzymy osobno dla czterech rzeczy: poprawność merytoryczna, zgodność cytatu (dokument, wersja, punkt), poprawne „nie wiem” i dostęp tylko do dokumentów, do których tester ma uprawnienia. Próg poprawności ustalamy razem przed startem. Dla wersji i uprawnień próg jest jeden: zero błędów. Pozostałe etapy współpracy opisujemy na stronie Jak pracujemy.
Na czym opieramy tę usługę
Wdrożenia bazy wiedzy na dokumentacji jakości u klienta jeszcze nie mamy. Dlatego zaczynamy od płatnej analizy z jasnym odbiorem. Mechanizmy, z których składamy usługę, działają już w trzech miejscach.
Automatyczny Mózg — nasz własny system wiedzy
To nasza prywatna aplikacja asystencka, opisana w polityce prywatności. Działa od 2026 roku na jednym serwerze. Trafiają do niej notatki z dyktand i spotkań oraz pliki z Dysku Google. Wyszukuje po wielu słowach naraz, z obsługą polskich znaków. Pytania zadaje się w Telegramie i tam przychodzi codzienny briefing. Asystenci AI mają do bazy dostęp tylko do odczytu. To system jednego użytkownika, nie system dokumentacji jakości, i nie jest na sprzedaż. Wersje i uprawnienia wielu osób sprawdzamy dopiero w prototypie u klienta.
FTB Rolety — odpowiedzi tylko z faktów w bazie
W automacie odpowiedzi na opinie Google model pisze z bazy wiedzy zbudowanej wyłącznie z faktów ze strony klienta. Baza ma też listę rzeczy, których nie wiemy, i model nie może ich twierdzić. Każdą odpowiedź zatwierdza człowiek. System działa produkcyjnie od 17 września 2026.
Archiwizacja dokumentów — zatrzymanie zamiast zgadywania
W automatycznej archiwizacji dokumentów dokument z maila jest rozpoznawany, opisywany, zapisywany w folderze na Dysku Google i dopisywany do rejestru. Gdy kategoria jest nieznana, przebieg się zatrzymuje, a nadawca dostaje wyjaśnienie. Tę samą zasadę stosujemy przy „nie wiem”.
Co przygotować
Do analizy z prototypem wystarczą cztery rzeczy.
Około 50 dokumentów z jednego miejsca
procedury, instrukcje i formularze z Dysku Google albo SharePoint.
Wykaz dokumentów
z numerem, wersją i statusem. Może to być arkusz, którego używacie dziś. Jeśli go nie ma, zaczynamy od niego.
Informację, kto ma dostęp do czego
działy, grupy i dokumenty poufne.
Pięciu testerów i listę prawdziwych pytań
takich, które dziś padają, z odpowiedzią wzorcową i wskazaniem dokumentu.
Najczęstsze pytania o bazę wiedzy z AI
Czy baza wiedzy z AI zapewni zgodność z ISO 9001?
Nie. Asystent wspiera nadzór nad dokumentacją: odpowiada tylko z obowiązujących wersji, podaje cytat z numerem wersji i punktem, zapisuje pytania i zgłoszenia błędów. Czy system jakości spełnia wymagania ISO 9001, ocenia audytor. RODO i AI Act w konkretnym wdrożeniu ocenia prawnik.
Czy wgracie do bazy tekst normy ISO 9001?
Nie. Do bazy trafiają tylko Wasze dokumenty. Wytyczne ISO 9001 Auditing Practices Group z 29 maja 2026 każą audytorowi zebrać dowody, że normy ISO i inne materiały chronione prawem autorskim nie są wgrywane do systemów AI. Na pytanie o treść normy asystent odpowiada, że jej nie ma w bazie, i wskazuje Waszą procedurę.
Co, jeśli w dokumentach nie ma odpowiedzi?
Asystent mówi „nie wiem” i wskazuje, kogo zapytać. Nie uzupełnia luki ogólną wiedzą. Takie pytania trafiają do logu, więc osoba odpowiedzialna za dokumentację widzi, czego w dokumentach brakuje.
Kto widzi dokumenty i gdzie są przechowywane?
Każdy widzi tylko dokumenty, do których ma dostęp. Uprawnienia są sprawdzane przed wyszukiwaniem, więc model nie dostaje tekstu dokumentów, których pytający nie może otworzyć. Przed startem ustalamy i zapisujemy w umowie hosting (UE albo serwer klienta), dostawcę modelu AI i region przetwarzania, okres przechowywania logów oraz umowę powierzenia danych.
Ile kosztuje i ile trwa wdrożenie?
Zaczynamy od płatnej analizy z prototypem: jedno źródło dokumentów, około 50 dokumentów, 5 testerów, 2–3 tygodnie. Cenę analizy podajemy na piśmie przed startem. Pełny pilotaż, np. dla działu i kilkuset dokumentów, wyceniamy dopiero po analizie, bo jego koszt zależy od stanu dokumentacji i integracji ze źródłem.
Ile razy w tygodniu ktoś pyta o to samo?
Napisz, gdzie leżą Wasze procedury i ile ich jest. Odpowiadamy do 24 godzin, pierwsza rozmowa jest bezpłatna.