Krótka odpowiedź. Firma, która uruchamia agenta AI na danych klientów lub pracowników, odpowiada przede wszystkim za RODO: podstawę przetwarzania, informację dla osób, umowy powierzenia, zabezpieczenia i przekazanie danych poza EOG. Z AI Act od 2 lutego 2025 r. obowiązuje ją art. 4 o kompetencjach zespołu w zakresie AI; od 27 lipca 2026 r. chodzi o środki, które te kompetencje wspierają. Od 2 sierpnia 2026 r. rozmówca ma wiedzieć, że pisze albo mówi z systemem AI (art. 50). Agent oceniający pracowników może być systemem wysokiego ryzyka — te obowiązki stosuje się od 2 grudnia 2027 r.
Stan prawny na 18 października 2026 r., po zmianach z rozporządzenia (UE) 2026/1744 (Digital Omnibus on AI), opublikowanego 24 lipca 2026 r.
Kto jest kim: dostawca, podmiot stosujący, dostawca modelu
AI Act przypisuje obowiązki do ról. Dostawca rozwija system AI albo zleca jego rozwój i pod własną nazwą wprowadza go do obrotu lub oddaje do użytku (art. 3 pkt 3). Podmiot stosujący wykorzystuje system AI, nad którym sprawuje kontrolę (art. 3 pkt 4).
Firma, która kupuje gotowego agenta, jest zwykle podmiotem stosującym. Firma, która zamawia agenta na miarę i uruchamia go pod własną nazwą, może być także jego dostawcą. Od tej roli zależy, kto odpowiada za art. 50, więc warto ją ustalić z prawnikiem przed startem.
Trzecia strona to dostawca modelu, na przykład Anthropic albo OpenAI. Jego obowiązki wynikają z rozdziału V AI Act i stosuje się je od 2 sierpnia 2025 r. Dla RODO dostawca modelu, który dostaje dane osobowe w zapytaniach, zwykle przetwarza je w imieniu firmy, ale jego rolę sprawdza się w warunkach konkretnej usługi.
Co wynika z RODO
RODO stosuje się od 25 maja 2018 r. i nie ma osobnych przepisów o agentach.
- Podstawa (art. 6). Odpowiedź na zapytanie o ofertę albo zamówienie mieści się zwykle w lit. b, czyli w działaniach na żądanie osoby przed zawarciem umowy albo w wykonaniu umowy. Pytanie, które nie prowadzi do umowy, może wymagać innej podstawy, na przykład prawnie uzasadnionego interesu (lit. f). Inne cele, na przykład zachowanie nagrań, wymagają osobnej podstawy.
- Informacja (art. 13 i 14). Dane od rozmówcy: informacja przy ich zbieraniu. Dane z innych źródeł: art. 14.
- Decyzje automatyczne (art. 22). Osoba ma prawo nie podlegać decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, która wywołuje skutki prawne lub istotnie na nią wpływa. Udział człowieka musi być rzeczywistą oceną, a nie formalnym kliknięciem.
- Powierzenie (art. 28). Umowa z każdym, kto przetwarza dane w imieniu firmy. Zwykle dotyczy to platformy automatyzacji, hostingu i dostawcy modelu, ale rolę każdego dostawcy sprawdza się w warunkach jego usługi. Dalsze powierzenie wymaga uprzedniej pisemnej zgody administratora, szczegółowej albo ogólnej. Przy zgodzie ogólnej podmiot przetwarzający uprzedza o planowanych zmianach, a administrator może się sprzeciwić (art. 28 ust. 2).
- Zabezpieczenia i ocena skutków (art. 32 i 35). Środki dobiera się do ryzyka. Ocena skutków jest wymagana przy wysokim ryzyku, na przykład przy systematycznej, kompleksowej ocenie czynników osobowych opartej na zautomatyzowanym przetwarzaniu, jeśli ta ocena jest podstawą decyzji o skutkach prawnych albo podobnie istotnych (art. 35 ust. 3 lit. a).
- Przekazanie poza EOG (art. 44–46). Potrzebna jest decyzja Komisji o odpowiednim stopniu ochrony albo zabezpieczenia, na przykład standardowe klauzule ochrony danych.
Co wynika z AI Act
Art. 4 stosuje się od 2 lutego 2025 r. Od zmiany z lipca 2026 r. dostawcy i podmioty stosujące mają podejmować środki wspierające kompetencje personelu w zakresie AI, bez obowiązku osiągnięcia określonego poziomu przez każdą osobę.
Art. 50 stosuje się od 2 sierpnia 2026 r. Dostawca projektuje system tak, żeby rozmówca wiedział, że prowadzi interakcję z AI, chyba że jest to oczywiste. Informacja pada najpóźniej przy pierwszej interakcji (ust. 5). Wygenerowany tekst, dźwięk, obraz lub wideo dostawca oznacza w formacie do odczytu maszynowego (ust. 2). Systemy wprowadzone do obrotu przed 2 sierpnia 2026 r. mają na to czas do 2 grudnia 2026 r. (art. 111 ust. 4).
Wysokie ryzyko zależy od zastosowania, nie od technologii. Załącznik III pkt 4 obejmuje między innymi rekrutację, przydzielanie zadań według indywidualnego zachowania oraz ocenę wydajności pracowników. Te obowiązki stosuje się od 2 grudnia 2027 r. (art. 113 lit. c). Pracodawca musi wtedy między innymi poinformować przedstawicieli pracowników i samych pracowników przed uruchomieniem systemu (art. 26 ust. 7).
Tabela obowiązków
| Obowiązek | Kto | Podstawa | Od kiedy |
|---|---|---|---|
| Podstawa przetwarzania, informacja dla osób, ograniczenia decyzji wyłącznie zautomatyzowanych | firma wdrażająca | art. 6, 13, 14 i 22 RODO | 25 maja 2018 r. |
| Umowa powierzenia i zgoda na dalsze powierzenie | firma wdrażająca z dostawcami, którzy przetwarzają dane w jej imieniu | art. 28 RODO | 25 maja 2018 r. |
| Zabezpieczenia, ocena skutków, przekazanie danych poza EOG | firma wdrażająca; dostawca narzędzia w swoim zakresie | art. 32, 35 i 44–46 RODO | 25 maja 2018 r. |
| Kompetencje w zakresie AI | firma wdrażająca i dostawca narzędzia | art. 4 AI Act | 2 lutego 2025 r.; obecne brzmienie od 27 lipca 2026 r. |
| Obowiązki dostawcy modelu ogólnego przeznaczenia | dostawca modelu | rozdział V AI Act | 2 sierpnia 2025 r. |
| Informacja, że rozmówca rozmawia z AI | dostawca systemu (może nim być firma wdrażająca) | art. 50 ust. 1 i 5 AI Act | 2 sierpnia 2026 r. |
| Oznaczanie wygenerowanych treści | dostawca systemu generującego treści | art. 50 ust. 2 i art. 111 ust. 4 AI Act | 2 sierpnia 2026 r.; systemy sprzed tej daty do 2 grudnia 2026 r. |
| System wysokiego ryzyka, np. ocena pracowników | firma wdrażająca jako podmiot stosujący; dostawca systemu | art. 16 (dostawca), art. 26 (podmiot stosujący) i załącznik III pkt 4 AI Act | 2 grudnia 2027 r. |
Lista kontrolna przed wdrożeniem
- Spisz, jakie dane czyta agent i czy są wśród nich dane pracowników.
- Dla każdego celu wskaż podstawę z art. 6 RODO.
- Ustal rolę z AI Act: podmiot stosujący czy także dostawca.
- Spisz dostawców: platformę automatyzacji, model, hosting, kanał. Przy każdym zapisz jego rolę, umowę powierzenia, jeśli przetwarza dane w imieniu firmy, region przetwarzania, podstawę przekazania poza EOG i to, czy dane idą na trening modelu.
- Napisz pierwszą wiadomość albo powitanie: że odpowiada asystent AI, plus pierwsza warstwa klauzuli z art. 13 RODO.
- Wypisz decyzje zastrzeżone dla człowieka.
- Sprawdź, czy zastosowanie nie trafia do załącznika III AI Act, i oceń, czy potrzebna jest ocena skutków dla ochrony danych. Jeśli firma wyznaczyła inspektora ochrony danych, konsultuje z nim tę ocenę (art. 35 ust. 2).
- Ustal okresy przechowywania, role dostępu i zapis każdego przebiegu.
- Pokaż zespołowi, czego agent nie umie i kiedy przejąć sprawę.
Jak to wygląda w projekcie Nexivio
Hosting w Polsce lub UE, role dostępu, kopie zapasowe, umowę powierzenia danych oraz dostęp do kodu i dokumentacji zapisujemy w umowie — opis na stronie jak pracujemy. Agent dostaje wąski zakres dostępu i niczego nie kasuje. Oferta, korekta kwoty i odpowiedź na reklamację czekają na zatwierdzenie człowieka, tak jak każda odpowiedź w automacie opinii Google dla FTB Rolety. Powitanie i nagrywanie przy agencie głosowym opisujemy w tekście o nagrywaniu rozmów.
Najczęstsze pytania
Czy firma, która używa modelu Claude albo GPT w agencie, staje się dostawcą w rozumieniu AI Act?
Nie automatycznie. Dostawcą modelu jest Anthropic albo OpenAI. Firma, która zleca rozwój systemu AI i uruchamia go pod własną nazwą, może jednak być dostawcą tego systemu (art. 3 pkt 3).
Czy wdrożenie agenta AI wymaga oceny skutków (DPIA)?
Nie zawsze. Art. 35 RODO wymaga jej, gdy przetwarzanie może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, na przykład przy systematycznej, kompleksowej ocenie czynników osobowych opartej na zautomatyzowanym przetwarzaniu, jeśli ta ocena jest podstawą decyzji wywołujących skutki prawne albo podobnie istotnie wpływających na osobę. Agent, który sortuje faktury, nie ocenia osób. Agent oceniający pracowników albo klientów może się w tym mieścić.
Co zmieniło rozporządzenie (UE) 2026/1744?
Art. 4 wymaga środków wspierających kompetencje w zakresie AI, bez obowiązku osiągnięcia określonego poziomu. Obowiązki dla systemów wysokiego ryzyka z załącznika III przesunięto na 2 grudnia 2027 r. Systemy generujące treści, wprowadzone do obrotu przed 2 sierpnia 2026 r., mają do 2 grudnia 2026 r. na oznaczanie wyników. Obowiązek informowania z art. 50 ust. 1 się nie zmienił.
Czy trzeba szkolić pracowników z AI przed uruchomieniem agenta?
Art. 4 AI Act nie wymaga certyfikatu ani określonego kursu. Wymaga środków dopasowanych do wiedzy, doświadczenia i kontekstu pracy osób, które obsługują system. W praktyce te osoby mają wiedzieć, czego agent nie umie, kiedy przejąć sprawę i gdzie sprawdzić zapis przebiegu.
Źródła
- Rozporządzenie (UE) 2024/1689 (AI Act), Dz.U. L z 12.7.2024
- AI Act — tekst skonsolidowany, stan na 27.7.2026
- Rozporządzenie (UE) 2026/1744 (Digital Omnibus on AI), Dz.U. L z 24.7.2026
- AI Act Service Desk — art. 50
- Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO)
To nie jest porada prawna — ocenę dla konkretnego wdrożenia robi prawnik lub inspektor ochrony danych.
Planujecie agenta AI na danych klientów?
Opiszcie proces i dane, które ma czytać agent. Odpowiadamy do 24 godzin, pierwsza rozmowa jest bezpłatna.