Cztery rodzaje programów, które budujemy najczęściej
Nazwy bywają różne — „system”, „aplikacja”, „panel”, „program”. Rozstrzyga to, kto ma w środku pracować i co ma z tego wychodzić.
Panel operacyjny: telefon, kierownik, właściciel
Pracownik wpisuje zlecenie na telefonie, kierownik wydaje materiał i odbiera gotówkę, właściciel widzi cały dzień w jednej tabeli. Trzy poziomy dostępu, każdy widzi tylko to, co do niego należy.
- Aplikacja instalowana z przeglądarki (PWA), bez sklepów z aplikacjami
- Praca bez zasięgu: wpisy czekają w kolejce i same się wysyłają
- Dziennik bez funkcji usuwania — korekta zostawia autora, powód i poprzednią wersję
Dedykowany CRM
Kartoteka klienta, zapytania z terminem i właścicielem, zlecenia, rozliczenie. To nadal program pisany pod firmę — tyle że punktem wyjścia jest relacja z klientem. Osobna strona: systemy CRM.
- Role i uprawnienia pilnowane w bazie danych, nie w interfejsie
- Historia zmian przy każdym rekordzie
- Raporty, które wychodzą same, zamiast arkusza zbieranego ręcznie
Obieg dokumentów
Jeden punkt wejścia dla faktur i umów, odczyt treści z pliku, blokada duplikatów, wieloetapowa akceptacja według tabeli kompetencji i archiwum, w którym da się cokolwiek znaleźć.
- Trzy kanały wpływu — mail, KSeF, skan — schodzą do jednej kolejki
- Pracownik zewnętrzny nie widzi dokumentów innego działu
- Realizacja: RAN-SIGMA — obieg dokumentów
Automat, który pracuje sam
Czasem nikt nie musi się logować. Program czyta plik albo skrzynkę, liczy, sprawdza i rozsyła wynik — a człowiek zatwierdza tylko to, co wymaga decyzji.
- Jeden skoroszyt od księgowości → komplet raportów i mail dla zarządu (realizacja)
- Nowa opinia w Google → propozycja odpowiedzi do zatwierdzenia jednym kliknięciem (realizacja)
- Tańsze i szybsze niż pełna aplikacja — od 2 000 PLN netto
Gotowy program czy pisany pod firmę
Tabela nie ma zwycięzcy. Ma pokazać, co się zmienia, gdy wybierzesz jedną albo drugą drogę.
| Co się zmienia | Gotowy program (abonament) | Program pisany pod firmę |
|---|---|---|
| Start | dni — konto zakładasz sam | 2–4 tygodnie do pierwszej działającej wersji (CRM 5–7 dni roboczych) |
| Koszt na wejściu | niski, zwykle za użytkownika miesięcznie | od 5 000 PLN netto jednorazowo |
| Koszt za trzy lata | rośnie z liczbą osób i dokupowanymi modułami | stały: utrzymanie od 500 PLN/mies. |
| Kto się do kogo dopasowuje | firma do programu | program do firmy |
| Rzeczy, których w programie nie ma | arkusz obok, żeby domknąć proces | wbudowane, bo od nich zaczynaliśmy |
| Dane | u dostawcy, eksport na jego zasadach | Wasza baza, eksport CSV w każdej chwili |
| Integracje | katalog gotowych wtyczek | dowolne API, także starsze systemy |
| Kiedy wygrywa | proces jest standardowy, a liczy się szybki start | proces jest przewagą firmy albo nie ma go w żadnym katalogu |
Prosty test: jeśli po wdrożeniu gotowego programu nadal prowadzicie obok arkusz, żeby domknąć proces — to jest dokładnie ten arkusz, pod który warto napisać program. Jak przejść z niego krok po kroku i kiedy wystarczy sam automat, opisujemy w tekście jak przejść z Excela na program w firmie.
Kiedy dedykowany program nie ma sensu
Mówimy o tym na pierwszej rozmowie, bo łatwiej odradzić projekt na starcie niż tłumaczyć się po trzech miesiącach.
Proces jest standardowy i dobrze opisany
Księgowość, kadry, wystawianie faktur, magazyn w typowym układzie — tu gotowe programy są tańsze i lepiej przetestowane. Dedykowany program dokłada tylko koszt i obowiązek utrzymania.
Proces dopiero się układa
Jeśli co dwa tygodnie zmienia się to, kto co robi, program zamrozi wersję, która za miesiąc będzie nieaktualna. Lepiej zacząć od uporządkowania procesu, choćby na papierze.
Nikt po stronie firmy nie ma czasu
Dedykowany program wymaga decyzji: jak nazywamy statusy, kto zatwierdza, co jest błędem. Bez osoby, która te decyzje podejmie, projekt stoi — i nie jest to wina technologii.
Problem da się rozwiązać automatem
Zanim zaproponujemy aplikację za kilkanaście tysięcy, sprawdzamy, czy nie wystarczy automatyzacja procesu za kilka tysięcy. Czasem wystarczy i wtedy tak mówimy.
Etapami, z działającą wersją po drodze
Każdy etap kończy się czymś, co da się otworzyć i kliknąć — nie prezentacją. Pytania, które warto zadać każdemu wykonawcy, zebraliśmy w tekście jak wybrać firmę do stworzenia aplikacji.
Rozmowa o procesie
30–60 minut o tym, jak dziś wygląda jeden dzień pracy. Bezpłatnie. Po 3–5 dniach masz zakres, wycenę i harmonogram na piśmie.
Koncepcja do zatwierdzenia
Opis ekranów, ról i reguł w języku firmy, nie w języku bazy danych. Zmiany na tym etapie są najtańsze.
Rdzeń i pilot
Najpierw to, bez czego system nie ma sensu (co wchodzi do pierwszej wersji), na adresie testowym. Pilot na części zespołu, zanim program wejdzie do wszystkich.
Wdrożenie i opieka
Szkolenie online, próba generalna przed sezonem albo przed startem, a po uruchomieniu monitoring i poprawki od 500 PLN/mies.
Dane trzymamy na serwerze w Unii Europejskiej, z codzienną szyfrowaną kopią poza serwerem. Zasady przetwarzania ustalamy przed startem, a nie po wdrożeniu.
Ile kosztuje program pisany pod firmę
Przedziały, od których zaczynamy rozmowę. Konkretną kwotę dostajesz na piśmie po analizie i nie zmienia się w trakcie, jeśli nie zmienia się zakres.
| Zakres | Automat bez interfejsu | Dedykowany CRM | Aplikacja webowa / panel |
|---|---|---|---|
| Cena netto | od 2 000 PLN | od 5 000 PLN | od 15 000 PLN |
| Pierwsza działająca wersja | 1–2 tygodnie | 5–7 dni roboczych | 2–4 tygodnie |
| Pełne wdrożenie | 1–4 tygodnie | 4–10 tygodni | 6–16 tygodni |
| Logowanie i role | — | tak, uprawnienia per rola | tak, uprawnienia per rola |
| Praca na telefonie | — | przeglądarka | instalacja z przeglądarki (PWA), też bez zasięgu |
| Utrzymanie | od 500 PLN/mies. (monitoring i drobne poprawki) · pakiet rozwojowy od 1 500 PLN/mies. | ||
Integrację z systemem, który już macie — fakturowaniem, sklepem, pocztą, dyskiem — wyceniamy osobno, od 1 500 PLN netto: integracje i API. Widełki rynkowe dla całej kategorii, nie nasz cennik, zebraliśmy w tekście Ile kosztuje aplikacja na zamówienie.
Programy, które już pracują
Każda realizacja ma opis mechanizmu i status. Liczby publikujemy tylko wtedy, gdy da się je przypisać do konkretnego wdrożenia i daty.
Programy w konkretnych branżach
Ten sam sposób pracy, inne decyzje. Każdy tekst kończy się testem, który pozwala ocenić, czy gotowy program u Was wystarczy.
Najczęstsze pytania o programy na zamówienie
Czym różni się dedykowany program od gotowego systemu?
Gotowy program narzuca proces: firma dopasowuje się do pól, statusów i reguł, które ktoś zaprojektował dla wszystkich. Program dedykowany powstaje odwrotnie — najpierw opisujemy proces, który u Was już działa, potem budujemy narzędzie, które go obsługuje. Dane zostają w Waszej bazie, a eksport do CSV jest dostępny w każdej chwili.
Ile kosztuje program pisany na zamówienie?
Dedykowany CRM od 5 000 PLN netto, pierwsza działająca wersja w 5–7 dni roboczych. Rozbudowana aplikacja webowa (panel dla ekip, portal klienta, system wielodostępowy) od 15 000 PLN netto, 6–16 tygodni. Automatyzacja procesu bez własnego interfejsu od 2 000 PLN netto. Utrzymanie po uruchomieniu od 500 PLN/mies. Cena jest stała i podana na piśmie przed startem.
Jak długo trwa wdrożenie?
Zakres i wycenę dostajesz w 3–5 dni od rozmowy. Pierwszą działającą wersję, na której da się pracować, oddajemy po 2–4 tygodniach od startu — a w przypadku dedykowanego CRM-u po 5–7 dniach roboczych. Pełne wdrożenie zależy od zakresu: CRM 4–10 tygodni, aplikacja webowa 6–16 tygodni. Terminy przesuwają się o tyle, ile trwa czekanie na dane i decyzje po Waszej stronie.
Czy mogę zobaczyć działającą wersję, zanim zapłacę za całość?
Tak i to jest domyślny tryb pracy. Budujemy etapami: najpierw rdzeń, który uruchamiamy na adresie testowym, potem kolejne funkcje. Pilot rozliczamy osobno od pełnej wersji — decyzja o dalszej budowie zapada dopiero wtedy, gdy zobaczycie system w pracy na części zespołu.
Czyje są kod i dane po zakończeniu projektu?
Dane są Wasze i w każdej chwili można je wyeksportować do CSV albo kopii bazy. Po zakończeniu współpracy przekazujemy eksport danych, a dostęp do kodu i dokumentacji ustalamy w umowie przed startem — w dotychczasowych projektach klient dostawał kod źródłowy i dokumentację.
Czy program będzie działał na telefonie?
Tak. Budujemy aplikacje webowe, które instaluje się na telefonie z poziomu przeglądarki (PWA) — bez sklepów z aplikacjami i bez osobnej wersji na Androida i iPhone'a. Tam, gdzie ludzie pracują poza zasięgiem, aplikacja zapisuje wpisy lokalnie i wysyła je, gdy wróci internet.
Opowiedz o jednym dniu pracy
Napisz, kto w tym procesie uczestniczy i gdzie dziś leżą te informacje — arkusz, skrzynka, papier, głowa kierownika. Odpowiadamy do 24 godzin.