Wyzwanie
Zastrzeżenie: RAN-SIGMA to firma, którą zarządzam. Ten system powstał najpierw na własne potrzeby i dopiero sprawdzony trafił do oferty — tak samo testuję każde rozwiązanie, zanim zaproponuję je klientowi.
Wyniki miesiąca powstawały w arkuszu składanym ręcznie z wydruków systemu księgowego. Tabele układało się od nowa co miesiąc, kolumny dochodziły z czasem, nazwy arkuszy dryfowały, a zdarzały się korekty tego samego okresu po tygodniu. Zarząd dostawał wydruk PDF z rachunkiem wyników i tyle: porównanie z tym samym miesiącem rok wcześniej, koszty rozbite na kategorie, koszt każdego pojazdu osobno albo ceny zakupu u dostawców wymagały kolejnego dnia pracy w Excelu.
Druga strona tego samego problemu: raport nie miał tła. Nikt nie zestawiał wyniku z ceną ropy ani z kursem walut, więc dobry albo słaby miesiąc czytało się bez kontekstu. A wszystkie potrzebne dane leżały w jednym pliku, który i tak co miesiąc powstawał.
Jak działa automat
Zasada była jedna: automat konsumuje plik księgowości, nie zastępuje jej pracy. Osoba prowadząca księgi robi dokładnie to, co robiła do tej pory. Zmienia się tylko miejsce, w którym odkłada gotowy skoroszyt.
Wrzutnia na Dysku Google
Księgowość zapisuje skoroszyt w folderze o ograniczonym dostępie. Serwer sprawdza ten folder co godzinę w godzinach pracy. Nowy plik uruchamia przebieg; nic nie trzeba klikać ani wysyłać.
Rozpoznanie po zawartości, nie po nazwie
Automat nie ufa nazwie pliku. Rozpoznaje arkusze po nagłówkach i układzie kolumn, więc zmieniona nazwa skoroszytu, dodatkowa kolumna albo inna kolejność arkuszy nie psują przebiegu. Okres pliku wynika z dat dokumentów w środku, nie z tego, co ktoś wpisał w nazwie.
Kontrola przed liczeniem
Plik, który miesza dokumenty z kilku miesięcy albo nie ma wymaganego arkusza, jest odrzucany z opisem powodu i listą wierszy do sprawdzenia. Nic nie jest po cichu pomijane ani zerowane. Księgowość dostaje jasny komunikat, co poprawić, zamiast raportu z dziurą.
Liczenie na tle całej historii
Miesiąc jest liczony wobec wszystkich miesięcy od 2023 roku: rachunek wyników w układzie identycznym z wydrukiem księgowości, koszty według kategorii z mapy kont, zakupy i ceny u dostawców, sprzedaż według odbiorców, usługi transportowe w kraju i za granicą, koszt każdego pojazdu wobec reszty floty. Do tego tło rynkowe: notowania ropy i kursy walut.
Uzgodnienie z księgowością linia po linii
Rachunek wyników z zestawienia obrotów jest porównywany z tabelą, którą księgowość drukuje do zarządu. Każda różnica trafia do osobnej sekcji raportu z numerem konta. Różnica nie blokuje publikacji, ale nigdy nie ginie.
Jeden mail miesięcznie
Zarząd dostaje jedną wiadomość: kafle z wynikiem, rok narastająco wobec tych samych miesięcy poprzedniego roku, zmiany miesiąc do miesiąca i rok do roku ze strzałkami, tabele kosztów i sprzedaży, katalog linków do wszystkich raportów na Dysku oraz trzy PDF-y w załączniku.
Przypomnienia i strażnik
Gdy pliku nie ma, automat przypomina piętnastego i dwudziestego dnia miesiąca, a pilnie dwudziestego trzeciego i dwudziestego siódmego. Osobny strażnik sprawdza, czy przebieg w ogóle się odbył, i alarmuje administratora, gdy nie. Poprawiony plik po korekcie daje nową wersję raportu, poprzednia zostaje w archiwum.
Co rozstrzyga automat, a co człowiek
Automat: arytmetyka, uzgodnienie, forma
Wszystko, co da się wyprowadzić z pliku, liczy program: sumy, kategorie, porównania, wykresy, układ stron PDF i treść maila. Sygnały regułowe w rodzaju „koszty floty wyraźnie wyżej niż rok temu" są informacją według ustalonych progów, nie oceną. Progi kalibruje właściciel po pierwszych raportach.
Człowiek: księgowość i interpretacja
Automat nie księguje, nie klasyfikuje dokumentów i nie decyduje, co jest kosztem. Mapa kont na kategorie jest ustalona raz i zmieniana świadomie. Interpretacja liczb należy do zarządu, a raport ma to ułatwić, nie zastąpić.
Mechanizm w skrócie
Raport nie jest już ręcznie składany z wydruków. Zarząd czyta jeden mail zamiast składać liczby z kilku wydruków, a każde pytanie „a jak to wyglądało rok temu" ma odpowiedź w tym samym dokumencie. Każdy raport i każdy mail automatu nosi w stopce oznaczenie Nexivio.
Co zastąpił automat
- Ręczne składanie tabel po zamknięciu miesiąca — rachunek wyników, koszty i sprzedaż powstają z jednego pliku w tym samym układzie co dotąd
- Porównania „z pamięci" — miesiąc do miesiąca i rok do roku są w każdym raporcie, z pełną historią
- Koszty floty bez rozbicia — każdy pojazd ma własną kartę kosztów i alarm, gdy wyraźnie odstaje od reszty grupy
- Raport bez kontekstu — notowania ropy i kursy walut stoją obok wyniku jako tło, nie jako podstawa marży
Kiedy takie rozwiązanie nie ma sensu
Ten automat powstał, bo księgowość pracuje w programie bez wygodnego API, a jej plik i tak co miesiąc istniał. Jeśli system księgowy udostępnia dane wprost, lepiej sięgnąć po nie bezpośrednio i pominąć wrzutnię. Jeśli firma potrzebuje tylko rachunku wyników bez historii, kategorii i tła, wystarczy dobrze przygotowany szablon w Excelu.
Warunkiem działania jest też stabilność źródła: automat wytrzymuje dryf nazw i dodatkowe kolumny, ale nie odgadnie sensu zupełnie nowego arkusza. Taka zmiana to świadoma aktualizacja mapy rozpoznawania, nie automatyczne dopasowanie.
Czego tu nie ma
Na tej stronie nie ma liczb z raportów, nazw kontrahentów ani osób. Pokazujemy mechanizm, bo to on jest przenośny między firmami. Dane finansowe RAN-SIGMA pozostają wewnątrz firmy.
Pytania o ten projekt
Czy księgowość musi zmienić sposób pracy?
Nie. Skoroszyt powstaje tak jak dotąd, w tym samym układzie. Jedyna zmiana to zapisanie go w folderze wrzutni na Dysku zamiast wysyłania wydruków mailem. Automat dopasowuje się do pliku, nie odwrotnie.
Co się dzieje, gdy plik ma błąd?
Automat odrzuca go z opisem: jaki arkusz brakuje, które wiersze nie mają daty albo dlaczego okres jest niejednoznaczny. Przykładowo plik z dokumentami z dwóch miesięcy nie przechodzi, dopóki nie zostanie rozdzielony. Nic nie jest po cichu pomijane, więc raport nigdy nie powstaje z dziurą, o której nikt nie wie.
Czy po korekcie księgowej można podmienić plik?
Tak. Poprawiony skoroszyt uruchamia nowy przebieg i daje nową wersję raportu z numerem wersji. Poprzednia zostaje w archiwum, więc widać, co się zmieniło i kiedy.
Skąd bierze się tło rynkowe w raporcie?
Z publicznych źródeł: notowania ropy z baz statystycznych i kursy walut z Narodowego Banku Polskiego. Automat pobiera je sam i zestawia obok wyniku. To tło do czytania liczb, nie podstawa do liczenia marży.
Czy taki automat zadziała w innej firmie i innym układzie Excela?
Tak, ale nie „od ręki". Pierwszy krok to analiza kilku plików źródłowych z różnych miesięcy, żeby ustalić, co w nich jest stałe, a co dryfuje. Na tej podstawie powstaje mapa rozpoznawania i mapa kont na kategorie. Dopiero potem liczymy pierwsze miesiące i porównujemy wynik z wydrukiem księgowości co do grosza.
Gdzie działa automat i kto ma dostęp do danych?
Na serwerze firmy, na osobnym koncie systemowym. Surowe pliki nie są przechowywane na stałe poza Dyskiem firmy, a raporty trafiają do folderu o ograniczonym dostępie i do ustalonej listy odbiorców.
Zamykanie miesiąca zajmuje u Ciebie dzień?
Jeśli wyniki składa się ręcznie z wydruków, na pierwszej rozmowie sprawdzamy, co w Waszym pliku jest stałe, a co zmienia się co miesiąc, i czy automat ma z czego liczyć.
Szczegóły projektu
Technologie
Python · openpyxl · reportlab · matplotlib · Google Drive API · Resend
Zakres prac
Inne realizacje
RAN-SIGMA — elektroniczny obieg dokumentów
Faktury z trzech kanałów w jednej kolejce, akceptacje według tabeli kompetencji, archiwum z wyszukiwaniem.
Analiza zbiorników na olej przepracowany
Odczyt poziomu z czujnika, rozpoznanie odbiorów, prognoza pełności i karta decyzji o każdym zbiorniku.