Wyzwanie
W RAN-SIGMA dokumenty przychodziły różnymi kanałami — e-mailem, od kontrahentów, z serwisów zewnętrznych. Faktury, protokoły, umowy, decyzje środowiskowe, dokumenty BDO — każdy typ lądował gdzieś indziej albo w ogóle nie lądował, bo ktoś musiał to ręcznie posegregować i wrzucić na dysk. Przy kilkudziesięciu dokumentach tygodniowo to były godziny straconej pracy na samo przeklejanie plików.
Dodatkowy problem: nikt nie wiedział co jest w środku pliku bez otwierania go. Zero metadanych, zero opisów, brak indeksu. Szukanie dokumentu sprzed pół roku — loteria.
Jak działa bot
Pracownik wysyła PDF na adres bot@ransigma.pl — i na tym jego praca się kończy. Bot przejmuje wszystko: odczytuje treść, pyta AI co to za dokument, wrzuca we właściwy folder, zapisuje w rejestrze i wysyła potwierdzenie. Cały proces trwa kilkanaście sekund.
Autoryzacja nadawcy
Bot sprawdza w Google Sheets czy nadawca maila jest na liście autoryzowanych użytkowników. Nieznany adres dostaje automatyczną odpowiedź odmowną — żaden zewnętrzny dokument nie trafi na dysk bez kontroli.
OCR — odczyt treści z PDF
Google Cloud Vision skanuje każdą stronę dokumentu i wyciąga pełny tekst. Działa na skany, zdjęcia i cyfrowe PDF-y. Wyciągnięty tekst trafia do AI.
Klasyfikacja i opis przez OpenAI
Dedykowany asystent OpenAI analizuje treść i zwraca: kategorię dokumentu, nazwę pliku, streszczenie po polsku, streszczenie po angielsku oraz słowa kluczowe. Faktury są wykrywane automatycznie i trafiają od razu do księgowości.
Automatyczne sortowanie na Google Drive
Na podstawie kategorii bot pobiera z arkusza docelowy folder i przenosi plik we właściwe miejsce. Każda kategoria ma swój folder — umowy do umów, decyzje środowiskowe do środowiskowych, faktury do księgowości.
Rejestr dokumentów w Google Sheets
Każdy przetworzony dokument jest logowany: nazwa, data, streszczenie PL i EN, link do pliku na Drive, słowa kluczowe, status. Arkusz staje się pełnym indeksem dokumentów firmy z możliwością filtrowania.
Powiadomienia e-mail
Nadawca dostaje potwierdzenie z linkiem do pliku. Odpowiedni dział (np. księgowość przy fakturze) dostaje powiadomienie z opisem dokumentu. Gdy coś pójdzie nie tak — błędny format, nieznana kategoria — bot odsyła czytelny komunikat z wyjaśnieniem.
Efekt
Zero ręcznego segregowania. Bot działa 24/7 — dokument wysłany wieczorem jest już posortowany rano. Firma ma po raz pierwszy pełny, przeszukiwalny rejestr wszystkich dokumentów z opisami w dwóch językach.
Co zastąpił bot
- Ręczne pobieranie załączników z maila i wrzucanie ich na dysk — bot robi to automatycznie po każdym odebranym e-mailu
- Decyzja gdzie plik trafić — AI klasyfikuje dokument i sam wybiera właściwy folder według kategorii
- Ręczne powiadamianie zespołu — e-maile do odpowiednich osób lecą automatycznie zaraz po przetworzeniu
- Brak indeksu dokumentów — Google Sheets prowadzi pełny rejestr z opisem AI, datą i linkiem do każdego pliku
- Faktury gubiące się w skrzynce — faktury są wykrywane osobno i automatycznie trafiają na faktury@ransigma.pl i do folderu księgowości
Masz podobne wyzwanie?
Zbuduję dla Ciebie dedykowane narzędzie, które realnie usprawni Twój biznes.
