RAN-SIGMA — kompleksowy system zarządzania firmą odpadową

Wyzwanie

Zastrzeżenie: RAN-SIGMA to firma, którą zarządzam. Ten system powstał najpierw na własne potrzeby i dopiero sprawdzony trafił do oferty — tak samo testuję każde rozwiązanie, zanim zaproponuję je klientowi.

RAN-SIGMA to firma zajmująca się odbiorem i utylizacją odpadów przemysłowych — z flotą pojazdów, kierowcami w terenie, siecią klientów i wymogami prawnymi wynikającymi z BDO. Oferty wychodziły z Outlooka, trasy ustalało się telefonicznie, umowy krążyły papierowo między działami, a rentowności poszczególnych odpadów nikt nie liczył.

Informacje ginęły między e-mailami. Kierownik nie wiedział o przeglądzie technicznym pojazdu zaplanowanym za tydzień, a handlowiec dzwonił do klienta, nie wiedząc, czy ten w ogóle otworzył ofertę. Nikt nie umiał odpowiedzieć, ile firma zarabia na poszczególnych kodach odpadu, a zarząd nie miał jednego spójnego raportu.

Ostatnia aktualizacja: 8 września 2026

Co zbudowaliśmy

Platformę webową, w której stoi cała ścieżka od oferty po archiwum umowy. Każda rola ma w niej swój widok i swoje narzędzia: handlowiec, kierownik, kierowca, laborant, magazynier, księgowy, zarząd.

Punktem wyjścia jest kartoteka klientów z historią zleceń, umów, ofert i kontaktów. Listę ogląda się tabelą albo kartami, z kategoriami i statusami, z importem i eksportem danych, a profil pojedynczego klienta otwiera się w bocznym panelu, bez opuszczania listy.

Co dzieje się między ofertą a podpisem

Oferta wychodzi z systemu jako PDF, a nadawcą jest personalny adres handlowca w domenie @ransigma.pl. W treści siedzi piksel śledzący: obrazek, który program pocztowy pobiera z serwera dopiero przy wyświetleniu wiadomości, i to pobranie zapisuje się jako otwarcie. Pobranie samego PDF logowane jest osobno, bo to inne zdarzenie. Handlowiec ma więc dwa sygnały, zanim zadzwoni.

Umowa idzie własnym torem. Statusy trzymane w czyjejś głowie zamieniam na jawne stany — pisałem o tym przy CRM dla firm usługowych. Ile ich będzie i jak się nazwą, zależy od tego, kto w danej firmie akceptuje. Tutaj jest ich pięć: szkic, akceptacja zarządu, podpis klienta, podpis HQ, archiwum. Na każdym system powiadamia automatycznie i pilnuje SLA, a oryginały czekające na zwrot mają osobną skrzynkę HQ, żeby papier nie zniknął z widoku systemu.

Jak system prowadzi pojazd i kierowcę

Trasa odbioru powstaje w systemie, nie przez telefon: obok planu tras stoi harmonogram kierowców, a pozycje pojazdów z GPS widać na mapie. Kierowca ma osobny panel mobilny.

W tym samym module stoi kalendarz terminów pojazdu. Przegląd techniczny, OC, ubezpieczenie i naprawa mają w nim osobne wpisy, a alert wychodzi, kiedy termin się zbliża. Inspekcję pojazdu kierowca podpisuje cyfrowo z telefonu.

Skąd bierze się liczba na panelu rentowności

Marża policzona dla całej firmy nie mówi, na czym się zarabia. Tutaj marża rozbija się na kody odpadów i daje się filtrować po miesiącu i oddziale, a wynik wychodzi do Excela albo do PDF na firmowym szablonie. O tym, które liczby w ogóle warto wpuszczać na taki ekran, pisałem osobno przy dashboardzie dla właściciela firmy.

Na panelu zarządu stoją KPI sprzedaży, ceny oleju, ładowności cystern, raporty handlowe i analiza konkurencji w jednym widoku. Warstwę raportową — źródło liczby, sposób jej liczenia i format eksportu — układamy tak samo w każdym projekcie analityki i dashboardów.

Skala projektu

Trzy liczby opisują rozmiar tego systemu.

Sama liczba ekranów niewiele znaczy bez ról. Uprawnienie jest tu przypięte do roli: kto dostaje rolę, dostaje razem z nią jej zakres widoczności. Role rysuje się pod firmę i to jest praktyczna różnica między gotowym pakietem a dedykowanym CRM. Stąd widoki okrojone do jednej czynności: TV-kiosk dla magazynu chodzi bez logowania, laborant ma panel do próbek, kierowca swój panel mobilny, a kiosk obecności i wnioski urlopowe online zamykają sprawy kadrowe tam, gdzie prowadzi się zlecenia.

Co ten system zastąpił

Jak układamy moduł BDO w takich systemach

Tak układamy ten moduł, kiedy firma pracuje na kodach odpadów — to opis metody, nie zawartość tego wdrożenia. Kody odpadów trzymamy w zamkniętym słowniku systemu, z którego użytkownik wybiera pozycję. Wtedy ta sama pozycja nazywa się identycznie w zleceniu, na karcie przekazania i w raporcie, i nikt nie musi tego potem uzgadniać między działami.

Kartę przekazania wiążę ze zleceniem i z pojazdem, żeby dokument dało się odtworzyć z operacji, która naprawdę się wydarzyła, zamiast składać go po fakcie z pamięci. Terminy sprawozdawcze wpuszczam do systemu jako daty z przypisaną osobą odpowiedzialną i z alertem, który wychodzi z wyprzedzeniem.

Najczęstsze pytania o ten system