Wyzwanie
EkoHoryzont świadczy usługi doradztwa środowiskowego — pomaga firmom ogarnąć BDO, odpady, opakowania i de minimis. Klientów przybywa, a cała obsługa sprzedaży szła przez maila i arkusze Excel. Oferty wychodziły ręcznie z Worda, umowy kopiowano z szablonu, ankiety BDO wysyłano w PDF-ie. Nikt nie wiedział na jakim etapie jest który klient.
Potrzeba była konkretna: jeden system dla całego zespołu — od pierwszego kontaktu z klientem, przez wysłanie oferty i podpisanie umowy, aż po obsługę bieżących zleceń i dokumentacji środowiskowej. Z podziałem na role, żeby handlowiec widział tylko swoje, a dyrektor — wszystko.
Co zbudowaliśmy
Dedykowany CRM z 9 modułami, dopasowany do specyfiki branży środowiskowej. Każdy moduł generuje PDF-y, eksportuje dane i integruje się z resztą systemu — oferta jednym kliknięciem zamienia się w umowę, a umowa generuje pełnomocnictwo BDO.
Baza klientów z pipeline'em sprzedażowym
30+ kolumn z danymi firmy, środowiskowymi (odpady, opakowania, BDO, de minimis) i statusami. Dynamiczne etapy lejka sprzedażowego konfigurowalne przez admina. Historia kontaktów (telefon, email, spotkanie, notatka), import z Excela, eksport do XLSX.
Oferty i umowy z generowaniem PDF
Oferty budowane z katalogu usług — automatyczne naliczanie VAT, wartości netto/brutto. Jeden klik konwertuje ofertę w umowę. Oba dokumenty generują się do PDF z nagłówkiem, paragrafami i polem na podpisy. Alerty o umowach wygasających w ciągu 30 dni.
Ankiety BDO z automatyczną wysyłką
Bot wysyła klientowi ankietę środowiskową emailem z unikalnym linkiem. System śledzi status: wysłana, otwarta, wypełniona. Na podstawie odpowiedzi generuje pełnomocnictwo BDO w PDF z danymi klienta gotowe do złożenia w urzędzie.
Zlecenia, zadania i faktury
Moduł zleceń z numeracją, statusami i eksportem do XLSX. Zadania przypisywane do klientów i handlowców z terminami i priorytetami. Historia zmian statusów z timestampem i autorem — każda akcja jest zalogowana.
Asystent AI na każdej stronie
Chatbot AI dostępny w prawym dolnym rogu na każdym ekranie — odpowiada na pytania w kontekście otwartego modułu, podpowiada kolejne kroki, pomaga redagować maile do klientów. Historia konwersacji zapisana per użytkownik.
Role, uprawnienia i Audit Log
5 ról: Administrator, Manager, Dyrektor, Handlowiec, Pracownik. Granularne uprawnienia per moduł — handlowiec widzi tylko swoich klientów, dyrektor ma wgląd w całość. Audit Log rejestruje każdą zmianę statusu i danych z timestampem i ID użytkownika.
Efekt
Cały proces sprzedaży — od pierwszego kontaktu do podpisanej umowy i złożonego pełnomocnictwa BDO — odbywa się w jednym systemie. Zero Excela, zero Worda, zero zgadywania kto jest na jakim etapie.
Co zastąpił system
- Excel z listą klientów — zastąpiony bazą z pipeline'em, 30+ kolumnami danych środowiskowych i historią kontaktów
- Ręczne oferty w Wordzie — teraz generowane z katalogu z automatycznym VAT i konwersją do umowy jednym kliknięciem
- Ankiety BDO w PDF wysyłane mailem — zastąpione systemem z unikalnym linkiem, śledzeniem otwarć i automatycznym generowaniem pełnomocnictwa
- Brak kontroli kto co widzi — 5 ról z granularnymi uprawnieniami i Audit Logiem każdej zmiany
- Szukanie statusu klienta w mailach — każda zmiana statusu zapisana z datą, godziną i autorem
Masz podobne wyzwanie?
Zbuduję dla Ciebie dedykowane narzędzie, które realnie usprawni Twój biznes.
