Nexivio jest marką handlową firmy Ekohoryzont Jarosław Pacek. Opisany niżej system powstał na własny użytek doradztwa prowadzonego pod tą marką — to nie jest wdrożenie u zewnętrznego klienta. Piszemy o nim, bo punkt wyjścia jest typowy dla długiego cyklu sprzedaży w firmie usługowej.
Wyzwanie
Ekohoryzont świadczy usługi doradztwa środowiskowego — BDO, odpady, opakowania i de minimis. Cała obsługa sprzedaży szła przez maila i arkusze Excel. Oferty wychodziły ręcznie z Worda, umowy kopiowano z szablonu, ankiety BDO wysyłano w PDF-ie. Nikt nie wiedział, na jakim etapie jest który klient.
Potrzeba była konkretna: jeden system dla całego zespołu — od pierwszego kontaktu z klientem, przez wysłanie oferty i podpisanie umowy, aż po obsługę bieżących zleceń i dokumentacji środowiskowej. Z podziałem na role, żeby handlowiec widział tylko swoje, a dyrektor — wszystko.
Co zbudowaliśmy
CRM z 9 modułami, w którym dokumenty środowiskowe idą tym samym obiegiem co sprzedaż. Moduły są ze sobą powiązane: to, co powstaje w jednym, jest punktem wyjścia w kolejnym.
Baza klientów z pipeline'em sprzedażowym
30+ kolumn z danymi firmy, środowiskowymi (odpady, opakowania, BDO, de minimis) i statusami. Dynamiczne etapy lejka sprzedażowego konfigurowalne przez admina. Historia kontaktów (telefon, e-mail, spotkanie, notatka), import z Excela, eksport do XLSX.
Oferty i umowy z generowaniem PDF
Oferty budowane z katalogu usług — automatyczne naliczanie VAT, wartości netto/brutto. Jeden klik konwertuje ofertę w umowę. Oba dokumenty generują się do PDF z nagłówkiem, paragrafami i polem na podpisy. Alerty o umowach wygasających w ciągu 30 dni.
Ankiety BDO z automatyczną wysyłką
Bot wysyła klientowi ankietę środowiskową e-mailem z unikalnym linkiem. System śledzi status: wysłana, otwarta, wypełniona. Na podstawie odpowiedzi generuje pełnomocnictwo BDO w PDF z danymi klienta, gotowe do złożenia w urzędzie.
Zlecenia, zadania i faktury
Moduł zleceń z numeracją, statusami i eksportem do XLSX. Zadania przypisywane do klientów i handlowców z terminami i priorytetami. Historia zmian statusów z datą, godziną i autorem.
Asystent AI na każdej stronie
Chatbot AI dostępny w prawym dolnym rogu na każdym ekranie — odpowiada na pytania w kontekście otwartego modułu, podpowiada kolejne kroki, pomaga redagować maile do klientów. Historia konwersacji zapisana per użytkownik.
Role, uprawnienia i Audit Log
5 ról: Administrator, Manager, Dyrektor, Handlowiec, Pracownik — handlowiec widzi tylko swoich klientów, dyrektor ma wgląd w całość. Audit Log rejestruje każdą zmianę statusu i danych z datą, godziną i identyfikatorem użytkownika.
Jak to działa
Etapy lejka ustawia administrator
Lista etapów jest konfigurowalna z poziomu aplikacji: kiedy w obsłudze klienta dochodzi nowy krok, dokłada go administrator. Dane środowiskowe siedzą w osobnych kolumnach, a całą listę klientów da się wyeksportować do XLSX. Tak układamy kartotekę w każdym wdrożeniu CRM — to, co ktoś potem filtruje albo zlicza, dostaje własną kolumnę.
Oferta zamienia się w umowę bez przepisywania
Oferta to zestaw pozycji z katalogu usług. Z nich liczy się wartość netto, VAT i brutto, a te same pozycje przechodzą do umowy jednym kliknięciem. Termin umowy trzymamy jako datę w bazie, więc alert o umowach wygasających w ciągu 30 dni ma z czego liczyć.
Ankieta wraca wypełnionymi polami
Ankieta środowiskowa idzie do klienta linkiem przypisanym do jego kartoteki, a odpowiedzi wracają do systemu jako pola. Stąd biorą się trzy stany — wysłana, otwarta, wypełniona — i stąd pełnomocnictwo BDO składa się z gotowych danych. Ten sam schemat, czyli link zamiast załącznika i zapis odpowiedzi wprost do bazy, wykorzystujemy w automatyzacji procesów.
Uprawnienia po stronie bazy danych
O dostępie rozstrzyga reguła po stronie bazy danych, a interfejs pokazuje tylko to, co reguła przepuści. Bywa inaczej: kiedy kontrola dostępu jest ustawieniem interfejsu, wystarczy jeden pominięty ekran, żeby handlowiec zobaczył cudzą kartotekę. Tutaj 5 ról ma uprawnienia ustawiane osobno dla każdego modułu. Obok pracuje Audit Log — przy sporze o to, kto zmienił status, odpowiedź jest w zapisie. Tak układamy uprawnienia także w większej skali: w CRM dla RAN-SIGMA pracuje 19 ról z osobnymi uprawnieniami.
Efekt
Cały proces sprzedaży — od pierwszego kontaktu do podpisanej umowy i złożonego pełnomocnictwa BDO — odbywa się w jednym systemie. Zero Excela, zero Worda, zero zgadywania, kto jest na jakim etapie. Czego z tego obiegu nie da się złożyć z narzędzi w abonamencie, rozpisaliśmy w porównaniu dedykowanego CRM z HubSpotem, Salesforce i Pipedrive.
Co zastąpił system
- Excel z listą klientów — zastąpiony bazą z pipeline'em, 30+ kolumnami danych środowiskowych i historią kontaktów
- Ręczne oferty w Wordzie — teraz generowane z katalogu z automatycznym VAT i konwersją do umowy jednym kliknięciem
- Ankiety BDO w PDF wysyłane mailem — zastąpione systemem z unikalnym linkiem, śledzeniem otwarć i automatycznym generowaniem pełnomocnictwa
- Brak kontroli kto co widzi — 5 ról z uprawnieniami nadawanymi per moduł
- Szukanie statusu klienta w mailach — teraz zapis w Audit Logu
Najczęstsze pytania o ten system
Czy ten CRM powstał dla zewnętrznego klienta?
Nie. Nexivio jest marką handlową firmy Ekohoryzont Jarosław Pacek, a system powstał na jej własny użytek.
Od czego zależy, kto co widzi w systemie?
Nie od tego, jaki adres ktoś otworzy: o dostępie rozstrzyga reguła po stronie bazy danych, a interfejs pokazuje tylko to, co reguła przepuści. Każda z 5 ról ma uprawnienia ustawiane osobno dla każdego modułu.
Czym ten system różni się od gotowego CRM w abonamencie?
Gotowe narzędzia prowadzą pipeline bez specyfiki branżowej. Tutaj ankieta BDO i pełnomocnictwo idą tym samym obiegiem co oferta i umowa. Różnice i ceny zestawiliśmy w porównaniu dedykowanego CRM z HubSpotem, Salesforce i Pipedrive.
Co robi asystent AI wbudowany w system?
Odpowiada w kontekście otwartego modułu, podpowiada kolejny krok i pomaga zredagować maila do klienta. Asystent ma skracać drogę do informacji — po to wstawiamy go wewnątrz aplikacji.
Ile trwa zbudowanie takiego systemu?
Poniżej nasze typowe terminy dla wdrożeń CRM: zakres i wycenę oddajemy w 3–5 dni, pierwsze działające MVP w 5–7 dni roboczych, a pełne wdrożenie zamyka się w 4–10 tygodni.
Czy taki CRM da się rozbudować po wdrożeniu?
Kolejny moduł dokłada się do tej samej bazy, więc konta, uprawnienia i dotychczasowe dane zostają na miejscu. To nasz standard przy każdym CRM. Skalę pokazuje portfolio: tutaj 9 modułów i 5 ról, a w CRM dla RAN-SIGMA ponad 15 modułów i 19 ról.
Masz podobne wyzwanie?
Zbudujemy system dopasowany do Twojego procesu — oferty, umowy i dokumentację w jednym obiegu.
Szczegóły projektu
Technologie
React · TypeScript · Supabase · Tailwind CSS · shadcn/ui · OpenAI
