Ostatnia sztuka schodzi rano na Allegro. Dwadzieścia minut później ktoś kupuje ją w sklepie na własnej stronie, a na regale leży jedna. Ktoś dzwoni i przeprasza, ktoś inny sprawdza u dostawcy, czy da się ściągnąć towar.
Stan magazynowy to jedyna liczba w sklepie, która jest publiczna i jednocześnie zmienia się bez udziału sklepu — przy wydaniu z magazynu, przy zwrocie, przy korekcie po inwentaryzacji. Dlatego pytanie nie brzmi „czy synchronizować”, tylko „który system ma rację, gdy dwa pokazują co innego”. I osobno: co domyka BaseLinker jako hub zamówień, a co zostaje pracą własną — pokazujemy ją tam, gdzie tłumaczymy, jak wygląda integracja systemów i API krok po kroku.
Czym jest integracja sklepu z magazynem?
Integracja sklepu z magazynem to dwa przepływy w przeciwne strony: stan towaru idzie z magazynu do sklepu, zamówienie ze sklepu do magazynu. Spina je jeden klucz, najczęściej SKU albo EAN.
Zakres rozstrzyga pytanie, co w danej firmie znaczy słowo „magazyn”. Bywa nim program magazynowo-handlowy w rodzaju Subiektu, Optimy czy enovy, bywa osobny WMS z lokalizacjami i skanerami, bywa arkusz prowadzony przez magazyniera, a przy dropshippingu magazyn jest cudzy i przychodzi plikiem od hurtowni.
Do tego stan zmienia się w czterech miejscach o różnych porach: w kilku kanałach online, przy zwrocie wracającym na regał, przy sprzedaży offline i przy wieczornym przyjęciu dostawy.
Opisane tu sytuacje sklepowe to scenariusze, nie opisy zakończonych wdrożeń — nasze publiczne realizacje pochodzą z branży odpadowej i doradztwa środowiskowego.
Co domyka BaseLinker, a gdzie kończy się konektor
BaseLinker jest hubem zamówień: zbiera je z Allegro, z innych marketplace’ów i ze sklepu, prowadzi własny katalog produktów z warstwą magazynową, ma gotowe konektory do sklepów, hurtowni i kurierów oraz własne API. Firmie sprzedającej w kilku kanałach zdejmuje najcięższą pracę: jedno miejsce na zamówienia i jeden stan rozsyłany dalej.
Granica jest jedna. Magazyn w BaseLinkerze jest kopią stanu, nie regałem. Jeśli stan fizyczny powstaje w programie magazynowym albo w WMS-ie, bo tam księguje się dostawę, wydanie i inwentaryzację, ktoś musi tę liczbę do huba dowieźć i utrzymać. Gotowy konektor zrobi to, gdy oba systemy są na jego liście.
Praca własna zaczyna się przy pięciu układach. Magazyn spoza listy konektorów. Kilka lokalizacji, przy których trzeba rozstrzygnąć, czy sklep widzi sumę, czy stan jednej z nich. Zestawy, których stan nie jest własną liczbą, tylko wynikiem z komponentów: sprzedany indeks zdejmuje trzy składowe, a dostępność kompletu wyznacza najsłabsza z nich. Warianty jako osobne linie stanu — rozmiar 38 w czarnym schodzi niezależnie od 38 w granatowym. Wreszcie własne reguły, których konektor nie zna: bufor na towar wystawowy, sztuki zarezerwowane pod zamówienie B2B, stan łączony z hurtownią przy dropshippingu.
To, co przechodzi między systemami, jest integracją. Reguła „przy stanie poniżej progu zdejmij ofertę i utwórz zamówienie do dostawcy” to już automatyzacja procesu, która na tych danych podejmuje decyzję — od 2 000 PLN netto. W wycenie zobaczysz więc dwie pozycje, nie jedną.
Trzy ustalenia, bez których synchronizacja nie zadziała
Kto jest źródłem prawdy o stanie. Prawdę trzyma ten system, w którym stan zmienia człowiek albo dokument — najczęściej program magazynowy lub WMS, a reszta tę liczbę czyta. Gdy dwa systemy mają jednocześnie prawo zapisu, zostają dwie wersje do pogodzenia. Stąd zasada techniczna: kanały sprzedaży wysyłają do magazynu informację o zdarzeniu („sprzedano 2 sztuki SKU X”), a nie nową liczbę sztuk. Dwa systemy nadpisujące ten sam licznik wartością bezwzględną gubią transakcję, która wydarzyła się między odczytem a zapisem.
Co znaczy słowo „dostępne”. Stan fizyczny to nie to samo co dostępny: dostępny to fizyczny minus rezerwacje minus bufor bezpieczeństwa. Bufor ustawia się osobno dla każdego kanału i rośnie razem z opóźnieniem synchronizacji.
Kiedy stan spada. Przy złożeniu zamówienia, przy opłaceniu albo przy spakowaniu — każdy wariant inaczej obchodzi się z porzuconymi koszykami. Rozstrzyga zwykle rezerwacja z terminem wygaśnięcia.
Pytanie kontrolne przed wyceną: czy stan fizyczny towaru mieszka dziś w jednym systemie, czy w trzech?
Skąd bierze się oversell przy włączonej synchronizacji?
Oversell rzadko znaczy, że synchronizacja nie działa. Częściej działa dokładnie tak, jak ją ustawiono, a przyczyn jest pięć.
Pierwsza to okno między odczytami. Przy odpytywaniu cyklicznym sklep pokazuje stan sprzed cyklu, a limity zapytań po drugiej stronie każą ten cykl wydłużać, im więcej indeksów. Pomaga przesyłanie samych różnic od ostatniego przebiegu, operacje zbiorcze i cykl różnicowany rotacją: towar rotujący w minutach, wolnorotujący raz na dobę.
Druga to brak rezerwacji: zamówienie złożone rano zdejmuje stan dopiero przy wydaniu po południu, a przez te kilka godzin ta sama sztuka jest do kupienia w każdym kanale. Trzecia to ruch, którego integracja nie widzi — sztuka wydana na dokumencie papierowym, zwrot przyjęty na regał bez wpisu, korekta po inwentaryzacji.
Czwarta to bufor użyty jako proteza: stała liczba sztuk odjęta od stanu maskuje problem na indeksach szybko rotujących i zamraża sprzedaż na wolnorotujących. Piąta jest najkosztowniejsza — zero potraktowane jako stan. Nieudane wywołanie zwraca pustkę, naiwna integracja zapisuje z niej zero i wygasza sklep w kilka minut. Zasada: brak odpowiedzi to brak zapisu, plus alert.
Pozycja, której nie da się dopasować, ma trafić do kolejki z treścią błędu, a nie zniknąć — tak jak w obiegu dokumentów RAN-SIGMA, gdzie trzy kanały wpływu schodzą się w jednej kolejce przy 500 fakturach miesięcznie. Chodzi o tę samą mechanikę kolejki, nie o branżę.
Ile kosztuje integracja sklepu z magazynem
Dwa systemy spięte jednym webhookiem, zwykle w jedną stronę — od 1 500 PLN netto. Trzy systemy lub więcej, przepływ w obie strony i logika pośrodku, czyli bufory dla poszczególnych kanałów, receptury zestawów, rezerwacje i kilka lokalizacji — 4 000–15 000 PLN netto. To integracja wielosystemowa: różnicę robi liczba decyzji zapadających po drodze.
W e-commerce wycenę przesuwa w górę liczba kanałów, liczba lokalizacji magazynowych i to, czy stan trzeba liczyć, czy tylko przepisać.
Kwotę podajemy po bezpłatnej konsultacji i analizie (3–5 dni), termin razem z wyceną, po mapie pól. Utrzymanie od 500 PLN netto miesięcznie, a obie widełki prostej i wielosystemowej integracji stoją w cenniku usługi.
Co przygotować przed rozmową o wycenie
Pierwszy przebieg zawsze idzie na kopii danych — dopiero na niej widać, że SKU ma spację na końcu, że arkusz zjadł wiodące zero albo że produkt założono dwa razy.
Do sprawdzenia po swojej stronie
- Kanały sprzedaży i systemy na obu końcach przepływu
- Czy każdy towar ma jeden indeks we wszystkich kanałach
- Co wystawia program magazynowy: API, eksport CSV lub XML, dostęp do bazy
- Gdzie zapisywana jest sprzedaż i wydania offline
- Kto dziś ręcznie równa stany i ile godzin miesięcznie mu to zabiera
- Ile pozycji w miesiącu anulujesz z braku towaru
Ostatnie dwie pozycje to metoda zamiast statystyki: dwie własne liczby, bez wyceniania godziny pracy i bez mnożenia anulowanych zamówień.
Po spięte dane o stanie i statusie sięga potem bot w sklepie — opisaliśmy chatbota sięgającego po ten sam rekord, gdy klient pyta o dostępność wariantu. Przy wyborze platformy, na której stanie logika pośrodku, pomaga porównanie Make.com, n8n i Zapiera pod kątem kosztu przy rosnącej liczbie operacji.
Najczęstsze pytania o integrację sklepu z magazynem
Czy sam BaseLinker wystarczy, żeby stany w sklepie i na Allegro się zgadzały?
Dopóki stan fizyczny mieszka w module magazynowym BaseLinkera, hub rozsyła jedną liczbę do wszystkich podpiętych kanałów i to wystarcza. Kłopot zaczyna się, gdy prawdziwy stan powstaje w osobnym programie magazynowym, a towar schodzi też z regału w sklepie stacjonarnym. Magazyn w BaseLinkerze jest wtedy kopią stanu, nie regałem, i te zmiany trzeba do niego dowieźć.
Ile kosztuje integracja sklepu z magazynem?
Dwa systemy spięte jednym webhookiem, zwykle w jedną stronę — od 1 500 PLN netto. Trzy systemy lub więcej, przepływ w obie strony i logika pośrodku — 4 000–15 000 PLN netto. Kwotę podajemy po bezpłatnej konsultacji i analizie (3–5 dni), utrzymanie od 500 PLN netto miesięcznie.
W którym momencie stan powinien spadać: przy złożeniu zamówienia czy przy płatności?
Przy złożeniu zamówienia sztuka jest zajęta od razu, ale porzucone koszyki i nieopłacone przelewy blokują towar, którego nikt nie kupi. Przy płatności stan jest wierniejszy, za to przez chwilę ten sam egzemplarz da się sprzedać dwa razy. Rozstrzygnięciem jest rezerwacja z terminem wygaśnięcia: sztuka wraca do puli dostępnej, jeśli płatność nie przyjdzie na czas.
Jak często powinien aktualizować się stan magazynowy?
Tak często, jak pozwalają limity zapytań po drugiej stronie, i nie jednakowo dla całego asortymentu. Towar rotujący opłaca się synchronizować w minutach, wolnorotujący raz na dobę. Więcej daje przesyłanie samych różnic od ostatniego przebiegu niż skracanie cyklu.
Czy integracja rozwiąże problem oversellingu na Allegro?
Zmniejsza okno, w którym dwa systemy pokazują tę samą sztukę, ale samo skrócenie cyklu go nie zamyka. Overselling znika, gdy zamówienie rezerwuje towar w systemie trzymającym prawdę o stanie, a synchronizacja obejmuje też zwroty i korekty po inwentaryzacji.
Czy integracja poradzi sobie z zestawami i wariantami produktów?
Tak, i to w tym miejscu gotowy konektor zwykle się kończy. Każdy wariant to osobna linia stanu, nie atrybut jednego rekordu. Zestaw wymaga receptury: sprzedany jeden indeks zdejmuje trzy składowe, a dostępność kompletu wyznacza najsłabsza z nich.
Czy da się synchronizować stan z hurtownią dropshippingową?
Tak, jeśli hurtownia udostępnia API albo plik ze stanami. Stan dostępny liczymy wtedy jako magazyn własny plus dostępność u hurtownika minus bufor. Bufor jest konieczny, bo plik hurtowni pokazuje sytuację sprzed kilku godzin.
Aktualizacja: 7 września 2026
Sprawdź, gdzie rozjeżdżają się Twoje stany
W bezpłatnej rozmowie na 30–60 minut ustalamy kanały, systemy po obu stronach i to, kto dziś klika korekty ręcznie.